KI im Alltag · Workflows · Aus dem Podcast

Ein Prompt ist nett. Ein Workflow spart Zeit.

Du sitzt in ChatGPT, schiebst ein paar Runden nach — und plötzlich ist das Ergebnis richtig gut. Ton, Struktur, Argumente: alles passt. Du denkst dir: genau so hätte ich das öfter. Dann machst du den Chat zu. Und beim nächsten Mal fängst du wieder von vorne an.

Genau darüber habe ich in der Folge „So baust du aus einem guten Prompt einen wiederholbaren KI-Workflow“ gesprochen. Hier bekommst du die Anleitung zum Nachlesen — inklusive dem Prompt, den ich versprochen habe.

Warum der eine perfekte Prompt nicht reicht

Ein Business wird nicht über Nacht leichter, nur weil du jetzt ChatGPT, Claude oder Gemini nutzt. KI wächst in Schritten in deine Arbeit hinein: Du machst eine Aufgabe, verbesserst das Ergebnis, verstehst mit jeder Feedbackrunde besser, was du eigentlich brauchst — und irgendwann merkst du: Moment, diese Aufgabe kommt ständig wieder, in genau dieser Form.

Und da wird KI richtig spannend. Nicht beim einen perfekten Prompt, sondern beim langweiligen Kram, der jede Woche wiederkommt. Denn genau da spart sie wirklich Zeit. Das Problem ist nur: Wenn du den Chat schließt, ist der ganze Ablauf weg. Beim nächsten Mal erklärst du wieder von vorn, was dein Business macht, wer dieser Lieferant ist, welcher Ton richtig ist und was auf keinen Fall passieren darf. Das ist unnötig.

Der eine Satz, den die meisten auslassen

Wenn KI etwas richtig gut gemacht hat, hör nicht auf. Sag nicht nur „danke, passt“. Sag stattdessen: „Das Ergebnis ist gut. Bitte schreibe mir daraus eine Spezifikation für einen Custom GPT, damit ich diese Aufgabe künftig wiederholbar nutzen kann.“

Damit dreht die KI um und beschreibt, was sie gerade selbst getan hat. Sie legt ihre eigenen Überlegungen offen und macht daraus eine saubere Arbeitsanweisung. Du musst sie nicht schreiben — du musst nur danach fragen. Und keine Sorge, der Satz muss nicht schön sein. Bei mir war es wörtlich: „Gut, kannst du das bitte als Vorgehensweise für einen Custom GPT schreiben?“ Das reicht.

Je nachdem, wo du arbeitest, heißt das Ding anders: In ChatGPT ist es ein Custom GPT — ein eigener Assistent mit festen Instruktionen und hinterlegtem Wissen. In Claude ist es ein Skill — eine feste Anleitung, die Claude bei bestimmten Aufgaben heranzieht. In Gemini heißt es Gem. Der Punkt ist nicht, wie das Feature heißt, sondern in welcher Umgebung du gerade bist.

Was in so einer Spec drinstehen muss

Eine Spec ist kein Prompt im Sinne von „schreib mal eine Mail“. Sie ist eine strukturierte Arbeitsanweisung: Welche Rolle soll die KI einnehmen? Was ist die Aufgabe und für wen? Welche Informationen muss ich jedes Mal mitliefern? In welchen Schritten soll sie arbeiten? Was soll sie ausdrücklich nicht tun? Wie soll das Ergebnis aufgebaut sein? Und — der Punkt, den fast alle vergessen — soll sie nachfragen, wenn eine Information fehlt, statt sich etwas auszudenken?

So baust du deinen ersten Custom GPT

Schritt 1: Geh in den Chat, in dem das gute Ergebnis entstanden ist, und stell die Frage von oben. Du bekommst einen längeren, strukturierten Text zurück — das ist deine Spec.
Schritt 2: Lies sie einmal richtig durch, nicht überfliegen. Hier entscheidet sich, ob der GPT später brauchbar ist. Fehlt eine Regel, die dir wichtig ist? Ergänze sie jetzt im Text, das ist viel schneller als später.
Schritt 3: In ChatGPT links in der Seitenleiste auf GPTs, dann oben rechts auf Erstellen. Je nach Oberfläche kann das ein bisschen woanders liegen.
Schritt 4: Füge die Spec ein — und zwar in zwei Teilen. Der Editor nimmt nicht beliebig viel Text auf einmal an. Genau daran bin ich beim ersten Mal hängen geblieben: Ersten Teil einfügen, absenden, Rest in einer zweiten Nachricht nachschieben.
Schritt 5: Namen anpassen. ChatGPT schlägt selbst einen vor, aber du willst deinen GPT später in einer Liste wiedererkennen.
Schritt 6: Gib ihm ein Beispiel. Lade ein Bild oder Dokument hoch, das zeigt, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Das bringt oft mehr als drei weitere Regeln im Text.
Schritt 7: Sichtbarkeit wählen — nur für dich oder auch für Leute mit dem Link — und speichern.
Schritt 8: Einmal testen, aber mit einer neuen Aufgabe. Nur so merkst du, ob die Spec wirklich trägt oder ob sie nur den einen Fall beschreibt.

Du brauchst dafür ein ChatGPT-Konto, in dem du GPTs erstellen kannst. Ob deins das kann, siehst du daran, ob in der Seitenleiste der Bereich GPTs mit einem Erstellen-Button auftaucht — die Erstellung ist an einen kostenpflichtigen Plan gebunden.

Der Prompt aus der Folge

Wenn du mehr rausholen willst als mit dem kurzen Satz, nimm diese Variante. Sie sagt der KI genau, was in der Spec stehen soll:

Der Spec-Prompt (markieren & kopieren) Das Ergebnis oben ist gut. Bitte schreibe mir daraus eine Spezifikation für einen Custom GPT, damit ich diese Aufgabe künftig wiederholbar nutzen kann. Gehe dabei so vor: 1) Beschreibe die Rolle, die der GPT einnehmen soll. 2) Beschreibe Aufgabe und Ziel in einem Satz. 3) Liste auf, welche Informationen ich jedes Mal mitliefern muss. 4) Beschreibe die Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge. 5) Halte fest, was der GPT ausdrücklich NICHT tun soll. 6) Beschreibe, wie das Ergebnis aufgebaut sein soll. 7) Lege fest, dass der GPT nachfragt statt zu raten, wenn eine Information fehlt. 8) Ergänze am Ende einen kurzen Qualitätscheck vor der Ausgabe. Schreibe die Spezifikation so, dass ich sie direkt in das Anweisungsfeld eines Custom GPT kopieren kann. Erfinde keine Angaben über mich oder mein Business, die nicht aus unserem bisherigen Chat hervorgehen.

Worauf du achten solltest

Prüf die Spec, bevor du sie einsetzt — die KI beschreibt, was sie glaubt getan zu haben, und das ist meistens richtig, aber nicht immer vollständig. Leg keine sensiblen Daten als Wissen im GPT ab: Kundenlisten, Verträge und Personaldaten gehören da nicht hinein. Und verantwortlich für das Ergebnis bleibst du — auch wenn ein GPT den Text geschrieben hat, steht auf deiner Website dein Name darunter.

Fang mit einer Aufgabe an, nicht mit zehn. Das klingt klein. Aber wenn du das nach und nach mit zehn wiederkehrenden Aufgaben machst, verändert es sehr viel — weil du nicht mehr jedes Mal bei null startest. Dann hast du nicht mehr nur einen Chatbot, sondern echte Arbeitsabläufe. Wenn du einen Satz mitnimmst, dann diesen: Wenn etwas funktioniert, mach daraus einen Ablauf. Die ganze Folge hörst du im Podcast „KI, Chaos und Kaffee“.

P.S. Der GPT aus dieser Folge macht übrigens meine YouTube-Thumbnails. Er ist entstanden, weil ich zu faul war, dieselben Branding-Regeln zum dritten Mal zu tippen.