KI im Alltag · Prozesse · Aus dem Podcast

Erst der Prozess, dann die KI

Viele wollen KI einsetzen und suchen das beste Tool, den effizientesten Agenten. Aber sie verpassen den Schritt davor — und der ist entscheidend: Wie läuft diese Aufgabe bei mir eigentlich ab?

Genau darüber habe ich im Podcast „KI, Chaos und Kaffee“ mit meinem Mann Wolfgang gesprochen — er arbeitet seit über 20 Jahren im Prozessmanagement, von Softwareentwicklung bis Finanzsektor. Hier bekommst du die Anleitung aus der Folge zum Nachlesen, inklusive dem Prompt, den ich versprochen habe.

Warum das Tool allein nichts löst

KI braucht Kontext und funktioniert nicht im luftleeren Raum. Wenn du nicht sagen kannst, wie dein Ablauf aussieht oder aussehen soll, erzeugt dir KI einfach irgendetwas — aber nicht unbedingt das Richtige. Wenn eine Kundenanfrage reinkommt: Was passiert dann? Wenn ein neues Produkt online geht: Welche Schritte gehören dazu? Liegt das alles nur in deinem Kopf, ist der Prozess fragil — egal ob du allein arbeitest oder mit tausend Leuten. Und übergeben kannst du die Aufgabe dann auch nicht: weder an eine Praktikantin noch an die KI.

Und keine Sorge vor dem Wort „Standardisierung“: Ein guter Prozess nimmt dir nicht die Flexibilität. Er nimmt dir die ständigen Neuentscheidungen, die Energie kosten. Es reicht, wenn dein Standard 80 % der Fälle abdeckt — die Spezialfälle bleiben Handarbeit, ganz bewusst.

So machst du deinen ersten Ablauf sichtbar

Schritt 1: Wähl eine wiederkehrende Aufgabe, die dich spürbar nervt — Support, Rechnungen, Produktpflege. Nicht die komplizierteste, eine kleine, die oft vorkommt.
Schritt 2: Schreib ehrlich runter, wie sie heute läuft — nicht den Idealprozess, nicht schöngeredet. Was löst die Aufgabe aus? Welche Schritte machst du? Welche Infos, Dateien und Tools brauchst du? Wo entstehen Rückfragen? Wann bist du fertig?
Schritt 3: Stell dir drei Fragen: Was davon muss wirklich ich machen? Was kann KI vorbereiten? Und wo muss ich als Mensch drinbleiben?
Schritt 4: Gib die Doku jemandem zum Drüberlesen — Partner, Freundin. Wenn eine dritte Person sie versteht, versteht sie auch eine KI.

Wichtig: Erst dokumentieren, wie es ist — dann verbessern — dann erst automatisieren. Manchmal siehst du dabei, dass ein Schritt komplett unnötig ist. Den optimierst du weg statt ihn zu automatisieren. Und ein schlechter Ablauf wird durch KI nicht besser, nur schneller schlecht.

Der Prompt aus der Folge

Wenn du direkt mit KI starten willst, führt sie dich mit diesem Prompt durch die Dokumentation — eine Frage nach der anderen:

Unsere Regeln für KI im Business

Bei uns im Unternehmen gilt: KI darf vorbereiten, recherchieren, Daten analysieren, zusammenfassen und die Roharbeit machen. Aber KI entscheidet nicht selbst, schickt nichts ungeprüft raus und kommuniziert nicht eigenständig mit Kundinnen. Nicht aus Misstrauen — sondern weil wir zwischen Vorbereitung und Entscheidung trennen. Deine Regeln dürfen anders aussehen. Aber du brauchst welche — und dafür musst du deinen Ablauf kennen.

Wenn du einen Satz mitnimmst, dann diesen: Erst der Prozess, dann die KI. Nimm dir eine Aufgabe, mach sie sichtbar, verbessere sie ein Stück — und setz dann KI gezielt ein. Nicht als magische Lösung, sondern als Werkzeug in einem klaren Ablauf. Die ganze Folge mit Wolfgang hörst du im Podcast „KI, Chaos und Kaffee“.

P.S. Danke an Wolfgang fürs Prozesswissen — und dafür, dass er im selben Haus wohnt und für Interviews einfach verfügbar ist.